Типы значений данных и формат их представлений, относятся только к основной памяти и регистрам. На внешних носителях данные могут не различаться по типам представленных ими значений, а являться лишь обычными совокупностями байтов. Эти совокупности могут объединяться в записи, блоки и, наконец, в наборы данных или файлы.
Логическая запись представляет собой последовательность байтов, которая является единицей информации в наборе данных. Смысловая нагрузка и форма информации, содержащаяся в отдельных полях записи, задаются пользователями, которые или создают, или используют базы данных. Возьмем, к примеру, Интернет-магазин Vtochky.com, который торгует парфюмерией. Каждый из разделов данного web-ресурса: «Главная», «Прайс-лист», «Доставка» и др. несет смысловую нагрузку, благодаря которой пользователь понимает, что здесь продается парфюмерия оптом дешево. Пользователь может выбрать интересующий его бренд, ознакомиться с лучшими товарами. С точки зрения размещение информации на внешних носителях (то есть в сети Интернет), совокупность логических записей на сайте объединена в тематические блоки или файлы.
Файл – это определенным образом организованная на внешнем носителе совокупность логических записей, объединенная по какому-либо признаку (признакам) и имеющая имя.
Чтобы повысить эффективность обработки данных применяется блокирование записей, то есть процесс, представляющий собой группировку нескольких логических записей (перед тем, как их вывести на внешний носитель). Данная группа логических записей называется блоком.
Блок является физической записью, т. е. записью, которая передается за одно выполнение операции ввода-вывода. При неблокированных записях блоком можно считать одну логическую запись.
Благодаря блокированию увеличивается скорость передачи данных, поскольку уменьшается количество операций ввода-вывода, которые требуются для обработки одного файла. В результате экономится пространство памяти на внешнем носителе, так как происходит уменьшение количества промежутков между записями в файле.
Обработка данных, как правило, состоит из ввода записей из вводных файлов в основную память, выполнения операций над записями или над их элементами, создания новых или корректировку старых записей и их вывода в выводные файлы.