Уже давно говорят о необходимости и эффективности перехода от бумажного делопроизводства к системе электронного документооборота, но многие предприятия по каким-то причинам пока не спешат этого делать. Скорее всего, это можно объяснить незнанием всех преимуществ, которые обеспечивает СЭД.
- Повышается производительность компании
Для поиска нужной документации или информации при наличии СЭД потратится меньше времени, что не скажешь о бумажном делопроизводстве. Получить доступ к документу в электронном виде можно с любого компьютера, где установлена система эффективного управления.
- Быстрый доступ к действующей информации
Есть возможность легко и быстро найти последнюю версию документа. В итоге решается проблема действующего документооборота.
- Уменьшаются ошибки типа «человеческий фактор»
Грамотно организованная Система электронного документооборота даёт возможность исключить ошибки, которые могут появляться вследствие «человеческого фактора». Если на поиск бумажного документа может уйти несколько часов, то СЭД всего за несколько секунд справляется с данным запросом.
- Уменьшаются материальные издержки
Современные электронные системы управления документами значительно сократят расходы все компании. Во-первых, за счёт автоматизации работ увеличится производительность сотрудников, во-вторых, снизятся издержки на расходные материалы, которые подразумеваются для бумажного документооборота.
- Улучшается взаимодействие
СЭД значительно облегчает коммуникацию между всеми сотрудниками, можно быстро и легко обмениваться информацией, разрушая барьеры между разными подразделениями.
- Работа с документами ведётся коллективно
За счёт автоматизации документооборота несколько пользователей одновременно могут работать с одинаковым файлом, осуществляя поиск по общей базе данных документов.
- Документы надёжно защищаются от повреждений
При использовании СЭД снижаются риски потери информации при возможном пожаре или прочих форс-мажорных обстоятельствах. Не смотря на то, что полностью перейти на электронный документооборот не разрешается законом страны, процент таких документов на сегодняшний день не так велик.
