Организация офисного пространства

2522

Организованное пространство офиса является ключом к успеху в бизнесе. Знание, где находятся ручки, бумага и необходимые документы, которые будут доступны эффективным образом, повышает производительность труда. Поддержание организованного пространства офиса — это легче сказать, чем сделать. Эта проблема может быть преодолена путем реализации нескольких советов.
Возможно, самый простой способ для поддержания порядка на рабочем месте, чтобы на рабочем столе находились только предметы первой необходимости. В большинстве случаев только компьютер, телефон, блокнот, календарь и часы являются теми предметами, которые человек будет использовать последовательно на протяжении всего дня. Файлы и другие документы, которые необходимы периодически, должны быть взяты из мест их хранения во время использования, и возвращены на место, когда они больше не нужны. Введя эту практику в привычку, человек обеспечивает на своем столе постоянный порядок.
Записи, файлы и другие документы должны постоянно храниться в шкафах и ящиках. Это не только устраняет помехи со стола и столешницы, но и позволяет человеку легко получить к ним доступ. Стандартная практика подсказывает, что документы, находящиеся в алфавитном порядке, требуют цветового кодирования каждого файла, что добавляет дополнительный уровень эффективности. Например, исполнительный директор по продажам может хранить документы, касающиеся новых клиентов, в синей папке и те, которые касаются существующих клиентов — в папке зеленого цвета. Когда его руководитель поднимет вопрос, касающийся новых клиентов, он может быстро получить доступ к информации по визуальному сигналу от цвета папки.
Офисный сотрудник может хранить документы, связанные с различными проектами, которые были в работе на протяжении многих лет. Чаще всего он работает только с одним или несколькими проектами, находящимися в работе в данный момент. Организация отдельного ящика для текущих проектов позволяет ему быстро получить доступ к соответствующим файлам без того, чтобы искать папку среди ненужной архивной информации.